Эффективное проведение совещания

Совещание является одним из популярных способов решения текущих задач и проблем предприятия. Без соблюдения определенных условий совещание не дает должной эффективности.
Независимо от сферы деятельности предприятия, совещание имеет четкие принципы, с которыми каждый участник должен быть ознакомлен заранее. Существует четыре основополагающих принципа, которым отвечает каждое совещание. В первую очередь, данное мероприятие является работой, следовательно, каждый участник должен проявлять активность. Во-вторых, совещание имеет свою цель. Следовательно, каждое предположение и предложение участников обязано продвигать предприятие к намеченной цели.
Независимо от того, является главной целью компании предоставление услуги резка металла в городе Москва и выход на региональные рынки или продажа продуктов детского питания в Санкт-Петербурге, важно понимать, что совещание – это не спорт. Даже при решении серьезных проблем предприятия участники не должны принимать деструктивные решения и переходить на личности. Последний основополагающий принцип грозит, что совещание не является спором. Если участник начинает критиковать мнение своего коллеги, то он должен предъявить свое, альтернативное решение.
Для организации эффективного совещания недостаточно понимания его принципов. Важно представлять четко определенную структуру мероприятия. Она включает в себя семь этапов. Это подготовка, установление контакта, выявление видения ситуации, выбор приоритетов, перевод проблем в задачи, принятие решений и распределение ответственности, завершение совещания. Подготовка совещания включает определение места и время проведения совещания, а также повестки дня, состава совещания, целей мероприятия.
Установление контакта состоит из формальной и неформальной части. Неформальная включает рукопожатия и приветствия, а формальная – приветствие руководителя компании, оглашение регламента совещания, а также обозначение ролей участников. Выявление видения ситуации предполагает определение предмета обсуждения, отношения к предмету совещания каждого из участников мероприятия. Выбор приоритетов – это определение целей и желаемых результатов. На этапе принятия решений и распределения ответственности участники составляют список работ, определяют их конкретные сроки, технические характеристики, объемы, устанавливают исполнителей и ответственных по каждому мероприятию.
Наконец, завершение совещания включает слова благодарности за уделенное внимание и эффективную работу, а также пожелания на будущее.

Дата публикации: 01/01/2014