Провести конференцию: что надо сделать?

Начать следует с подготовки списка участников и их приглашения. Все приглашения отправляются заблаговременно. Это даст возможность участникам подготовиться, выделить время, сократит количество отказов и вероятность срыва мероприятия. Оповещение может быть в виде электронной рассылки, отправления сообщений на мобильный телефон, факс или в форме устного разговора по телефону. В любом случае участники должны подтвердить свое присутствие.

После получения подтверждений составляется окончательный список участников. По нему изготавливаются бейджики, которые нужны для эффективного общения.

Следующим элементом является план делового мероприятия. Примерно каждые полтора часа следует делать перерывы, так называемые кофе-брейки. Участники смогут подкрепиться, немного отдохнуть, пообщаться между собой. Правильная конференция это не просто изложение информации в виде докладов, а площадка для знакомства и налаживания отношений.

Поскольку наиболее качественно выглядит конференция с демонстрацией наглядных материалов, то потребуется оснастить конференц зал необходимой аппаратурой. Наиболее простым вариантом будет аренда уже оборудованного зала. В этом случае в нем будет все необходимое, вплоть до удобных кресел.

Наглядность позволяет людям лучше фокусироваться на излагаемом материале. Результатом становится лучшее усвоение информации, более активные обсуждения и хорошие впечатления от конференции.

Если в деловом мероприятии участвуют зарубежные гости или партнеры, то понадобится переводчик. С ним также потребуется обсудить все тонкости процесса.

Обязательно у конференции должен быть регламент, чтобы она не растянулась на очень длительное время. Увлекающиеся люди могут долго обсуждать какую либо тему. Именно по этому для выступлений, комментариев, дискуссий отводится определенное время, которого следует придерживаться. Регламент четко обозначается и дается для ознакомления всем участникам. Это позволит избежать недопонимания.
Все наглядные материалы и аппаратура обязательно проверяются. Выделяется человек, который будет помогать в проведении презентаций и решать возникающие вопросы без прерывания доклада.

Ответственного человека следует назначить для каждого важного пункта. Один отвечает за встречу гостей, другой – за аппаратуру, третий – за наличие воды и т.д. Это позволит ничего не упустить в процессе.

Дата публикации: 05/02/2016