Зал для проведения конференции: основные условия выбора

Планируя конференцию в Киеве, Харькове или другом украинском городе, надо заранее подыскать зал. Здесь многое что зависит не только от количества посадочных мест, но и от времени года. Особенно когда речь идет про конференцию, которая должна проходить несколько дней. Если речь идет про летнее время, зал обязательно должен быть оборудован кондиционерами. А зимой там должно быть тепло и уютно. Подыскать зал для конференций можно благодаря сайту http://arendazala.com.ua/, где предлагаются разные варианты в больших украинских городах.

Большую роль играет и место расположения здания, в котором имеется зал для конференций. Лучше всего если это здание находится в центре города. Во-первых, здесь расположено большинство гостиниц, в которых можно заранее забронировать номера для проживания участников конференции. А во-вторых, транспортная доступность здесь более приемлемая. Но не всегда выгодно конференции проводить в центральной части города, иногда требуется тихое и спокойное место. Тогда организаторам надо не только найти зал для конференции в пригороде, но и побеспокоиться, как участников встречи туда доставлять.

При поиске такого зала надо учитывать несколько важных моментов:

- место размещения;

- количество участников;

- стоимость аренды;

- наличие необходимого оборудования.

В качестве оборудования могут потребоваться флипчарты, являющиеся специальными переносными досками, на которые можно наносить изображения. Часто используются и проекторы, поэтому нужен будет и экран.

Планируя конференцию, организаторы должны узнать, как сюда собираются добираться участники. Если они будут использовать автомобили, надо искать здание с залом, возле которого есть большая охраняемая парковка. Очень хорошим является зал, где кресла можно перемещать по своему усмотрению. Ведь присутствующие в зале могут рассаживаться по-разному. Обычно используются следующие схемы размещения кресел:

- как в учебном классе, со столами и стульями;

- как в классе, но без столов;

- полукругом, чтобы хорошо было слышно и видно ведущего;

- за большим круглым или прямоугольным столом;

- Т-образное или П-образное размещение.

Обычно минимальный срок аренды зала для конференций составляет 3 часа.

Дата публикации: 20/07/2017